Проблемы автоматизированного учета товаров в розничной торговле
Отрицательный результат – тоже результат, только зачем он нам такой?
(народная мудрость)
За годы работы розничного магазина в его IT-системе накапливаются огромные массивы информации, прежде всего данные о движении и остатках товаров. Ценность этой информации для анализа, планирования и принятия решений очевидна. Но насколько она отражает реальную картину товародвижения? Достоверность информации зависит от того, как организован учет товара на предприятии, какие применяются методы контроля, какие технологии учета, насколько добросовестно работает персонал. Цель данной статьи - привлечь внимание руководителей к проблеме достоверности информации и необходимости повышения качества учета.
Отрицательные остатки – ошибки учета
Проблема «отрицательных остатков» знакома всем розничным предприятиям с большим количеством номенклатурных позиций, и напрямую связана с технологией работы современного магазина. Продажа товаров в современных супермаркетах происходит с применением сканера для считывания штрих-кода на упаковке. После обработки данных о розничных продажах, для некоторых номенклатурных позиций выясняется, что продан товар, которого по данным учета не было в торговом зале. В базе данных появляются позиции с отрицательными остатками. Таким образом, в момент продажи выявляются ошибки, которые были допущены на предыдущих этапах движения товара: в момент приемки, маркировки, перемещения товара между подразделениями и предпродажной подготовки.
Причины появления отрицательных остатков можно разделить на следующие группы: ошибочная идентификация товара, технические ошибки учета, ошибки, возникающие из-за нарушения технологии обработки информации, ошибки программного обеспечения.
Например, к ошибкам идентификации относятся:
- пересортица поставщика. Если приемка товара ведется упаковками, без их вскрытия и пересчета каждой единицы товара, то расхождение фактически поставленного товара с документами поставщика не будет выявлено при приемке;
- ошибки при регистрации накладной поставщика. В момент регистрации накладной поставщика оператор выбирает из справочника не ту карточку товара;
- пересортица при перемещении товара. Перемещается не тот товар, который указан в накладной на внутреннее перемещение;
- пересортица при продаже товара покупателю. При продаже часто возникает пересортица товара с одинаковым наименованием. Например, колбаса докторская разных производителей. Другой причиной продажи одного товара вместо другого является ошибочная маркировка товара или совпадение штрих-кода у двух разных товарных позиций. При продаже упаковками без их вскрытия также могут возникнуть ошибки, так как внутри упаковки может оказаться другой товар;
- ошибки подсчета при инвентаризации. Часто при наличии большого количества отрицательных позиций руководители надеются, что инвентаризация исправит ситуацию. Однако небрежно проведенная инвентаризация может, напротив, ухудшить положение.
К техническим ошибкам учета относятся случаи неправильного отражения движения товара в базе данных. Например, накладную поставщика могут просто забыть ввести в базу данных, или внести ее дважды. Подобные ошибки быстро обнаруживаются в случае правильно организованного товарного учета и наличии контроля со стороны бухгалтерии. К искажению данных приводит нарушение хронологической последовательности регистрации первичных документов, удаление или исправление документов, ранее принятых к учету.
Ошибки программного обеспечения, связанные с неверным подсчетом количества товара возникают, если программное обеспечение недостаточно отлажено, например, разрабатывается самой организацией.
Ошибки, связанные с идентификацией товара, составляют около 70% в общей массе. Однако, оправдывая свое недобросовестное отношение к работе, сотрудники магазина часто ссылаются на сбои или неправильную работу автоматизированной системы. Руководитель, который не пытается разобраться в ситуации, может принять необоснованное решение о замене программного обеспечения. При этом организация неизбежно несет значительные затраты, связанные с приобретением и внедрением новой информационной системы, обучением персонала, заменой оборудования. Тратится немало времени и сил на технологические работы при запуске программы, и вот наконец она заработала, но через некоторое время ситуация повторяется: отрицательные остатки, крупные недостачи, недовольство оштрафованных работников.
Искажение товарных остатков, в том числе появление отрицательных значений, может быть следствием грубых нарушений технологий, поддерживаемых программой, незнания программного обеспечения сотрудниками, неправильного его применения.
Оценка уровня ошибок в базе данных розничного магазина
Количество номенклатурных позиций с отрицательными остатками характеризует уровень ошибок, допущенных в учете. Можно допустить, что при неизменных условиях каждый день в базе данных магазина появляется приблизительно одинаковое число позиций с отрицательными остатками. Этот показатель зависит от квалификации и загруженности сотрудников, применяемых технологий, организации учета, глубины и ширины ассортиментной матрицы. Например, перед праздниками уровень ошибок будет больше, увеличивается он и в случае появления новых или увольнения опытных сотрудников. При внедрении новых технологий, направленных на повышение качества учета, уровень ошибок сократится.
Для оценки относительного уровня ошибок в базе данных розничного магазина можно использовать следующий эмпирический показатель:
УО=(к*Котр*100%)/Кобщее
, где
УО – уровень ошибок в %;
Котр – количество отрицательных номенклатурных позиций;
Кобщее – общее количество активных номенклатурных позиций;
к – поправочный коэффициент.
Если в базе данных есть карточки с отрицательными остатками, то можно предположить, что найдется примерно такое же количество товаров с положительными остатками, в правильности которых следует усомниться, поэтому на практике значение поправочного коэффициента принимается равным 2. Иногда количество отрицательных позиций достигает 10% и более от общего количества карточек в базе данных. Это означает, что число карточек с недостоверными остатками, как минимум, в 2 раза больше.
По мнению менеджеров разных предприятий, допустимым является уровень ошибок, не превышающий 4% в группе, то есть на 100 карточек допускается не более 2 карточек с отрицательным остатком. Если количество отрицательных позиций больше допустимого уровня, то менеджеры перестают доверять учетным данным, и, чтобы сделать заказ поставщику, отправляются с ручкой и блокнотом к полкам с товаром.
С отрицательными остатками надо бороться
Широко распространено мнение, что отрицательные остатки в учете товаров розничного магазина – это неизбежное зло, и бороться с ними бесполезно. Однако практика показывает, что если поставить цель повышения достоверности учета, разработать для этого специальные технологии контроля и поручить выполнение соответствующих функций квалифицированным работникам, то удается достичь успеха.
Сотрудники регулярно допускают ошибки в учете, которые надо находить и исправлять, не откладывая и не надеясь, что инвентаризация все выправит.
С чего же следует начинать «работу над ошибками»? Прежде всего, необходимо определить допустимый уровень ошибок для организации. Если текущий уровень ошибок превышает допустимый, то надо срочно принимать меры к его снижению.
Эта работа может вестись по нескольким направлениям: развитие технологий учета и обеспечение поддержки новых технологий IT-системой предприятия, совершенствование организации учета товара, повышение квалификации персонала - проведение обучения и аттестаций.
Например, для того, чтобы исключить пересортицу товара при приемке или продаже, применяют метод сплошной инвентаризации. Суть метода заключается в том, что при оформлении прихода товара оператор считывает штрих-код каждой единицы товара, а не вводит вручную количество из накладной.
Дублирование номенклатурных позиций в справочнике товаров также приводит к искажениям в учете и появлению отрицательных остатков, поэтому регистрацией новых товаров в базе данных, как правило, занимаются специально выделенные для этого операторы . Для проверки уникальности вводимого товара и его характеристик (в частности, штрих-кода) применяются достаточно сложные алгоритмы.
Справедливости ради следует заметить, что применение этих методов не избавит от всех ошибок, но их уровень станет значительно меньше.
Огромное значение в повышение достоверности данных имеет организация товарного учета на предприятии. Прежде чем разрабатывать учетную политику для целей бухгалтерского (налогового, управленческого) учета, необходимо понять и описать общую схему движения товара, выбрать методы учета и оценки товара, и закрепить их в учетной политике. Особое внимание необходимо уделить формам первичных документов, в частности - товарному отчету. Организация может разработать свою форму отчета или воспользоваться типовой формой ТОРГ-29. Отчеты составляются материально-ответственными лицами отдельно по подразделениям и должны быть в установленный срок сданы в бухгалтерию вместе с первичными документами, подтверждающими записи товарного отчета. Бухгалтер проверяет полученные отчеты, и в случае обнаружения ошибок возвращает их на доработку. После приема отчетов бухгалтерией внесение изменений в зарегистрированные ранее документы запрещено.
Организация товарного учета подробно описана в специальной литературе. К сожалению, на практике приходится сталкиваться с тем, что нарушаются принципы учета товара. Например, товарные отчеты не сдаются в бухгалтерию вовремя или вовсе отсутствуют – это негативно сказывается на качестве учета.
Программные методы борьбы с отрицательными остатками
В настоящее время существует ряд широко применяемых приемов, которые используют разработчики ПО для устранения отрицательных остатков на карточках.
Один из них – запрет расхода с карточки, на которой отсутствует достаточное количество товара. В случае запрета «отрицательных остатков» данные о продажах не будут зарегистрированы в системе до тех пор, пока оператор не исправит все ошибки. Такой прием удобен для небольших розничных магазинов, но не всегда применим для сетей и гипермаркетов. При большом количестве ошибок оператор бывает не в состоянии устранить их в течение дня, и прием информации задерживается. В результате, она теряет актуальность, и перестает быть оперативной. При большом отставании возможны нарушения в работе всего магазина.
Например, в одной из региональный розничных сетей, где IT-система работала в режиме запрета отрицательных остатков, товарные отчеты магазинов поступали в центральный офис с большим опозданием. Причина крылась в большом количестве отрицательных позиций в базах данных этих магазинов и низкой квалификации сотрудников. Операторы не успевали за день разобраться с ситуацией, отставание от установленных сроков нарастало с каждым днем, ошибки множились. Бухгалтерия не получала данные и не могла подключиться к работе над ошибками. Менеджерам приходилось выезжать в магазины, чтобы получить оперативную информацию. Было увеличено количество операторов, прошедших специальное обучение и работавших в две смены, и постепенно ситуация стала улучшаться.
Есть еще один способ «борьбы» с отрицательными остатками в IT-системах. Отрицательные остатки считаются излишками, выявленными при продаже, и автоматически учитываются в базе данных, как поступление товара. Считается, что в момент инвентаризации будет обнаружена недостача, которую покроют выявленные при продаже излишки. В такой ситуации инвентаризацию нужно проводить достаточно часто, иначе дополнительный приход товара будет искажать значения остатков товара, завышая их, и информация потеряет достоверность.
Здесь необходимо подчеркнуть, что борьба с отрицательными остатками исключительно программными методами приводит к искажению информации, и скорее маскирует ошибки, чем устраняет их. Следует работать и в направлении совершенствования учета и технологий, задача IT-системы в этом случае - обеспечить программную поддержку новых идей.
Таким образом, можно утверждать, что отрицательные товарные остатки - это признак ошибок в учете товаров, который явно указывает на недостатки в организации товарного учета, отсутствие должного контроля со стороны руководства, несовершенство технологий, применяемых предприятием, низкую квалификацию сотрудников. Если уровень ошибок на предприятии превышает допустимый, то внимание руководителей должно быть направлено на решение указанных проблем
Автор: Деветьярова Ирина, консультант компании «Супер-Розница» по постановке управленческого учета и системы бюджетирования.
Источник: RetailClub.RU