Электронный документооборот – неотъемлемая часть успеха вашего бизнеса!

В эпоху глобальной интернетизации нужно идти в ногу со временем. При этом необходимо чувствовать себя безопасно. Ольга Виславных — руководитель отдела консалтинга по решениям EDI&ECM на российском и украинском рынках COMARCH S.A. рассказала, как работает в Украине система электронного документооборота, а также какие гарантии и преимущества от неё получает клиент. 

На пути электронного документооборота, его внедрения в Украине, Вы фактически являетесь первопроходцем и в этом сегменте работаете 12 лет, правда?

- Да, но ещё 10 лет назад это было очень сложно. Иногда в компанию нужно было специально покупать компьютер для целей внедрения электронного документооборота. Доступность и качество интернета в начале 2000 годов ещё был проблемой, хотя сейчас в это трудно поверить. 

Но давайте все-таки остановимся на сегодняшнем дне и на днях грядущих. Многие наверняка слышали о таком понятии как электронный документооборот, но, что это такое на самом деле мало кто понимает. Давайте расставим все точки над «і» и расскажем детальнее, что являет собой EDI, в чем его преимущества, чем отличается от обычного документооборота и так далее. 

- Электронный документооборот – это прежде всего обмен данными между компаниями, между системами компаний. Преимущества от внедрения EDI получаем тогда, когда наши системы друг с другом «говорят» на одном языке и для того, чтобы они все же заговорили на одном языке, существуют операторы электронного документооборота.  

Постараюсь легко и доступно объяснить, как это происходит на практике: Я являюсь продавцом, а мой партнер является покупателем. Моя внутренняя учетная система может выгрузить заказ в форме квадрата. А мой покупатель может принять этот заказ только в форме треугольника или ромба. Я не могу настроить форматы под каждого партнера. Особенно если это касается торговли: торговых сетей, электронной коммерции и так далее, когда речь идет о сотнях партнеров и различных особенностях компаний. Но сейчас мы (оператор электронного документа оборота) можем с квадрата сделать, условно, любую фигуру. Мы структурируем процессы, отходим от лишнего рабочего труда и помогаем системам партнеров «говорить» друг с другом и «понимать» друг друга. 

В каких сегментах внедрение EDI может принести максимальную пользу? 

- Сейчас самым востребованным электронный документооборот является в торговле. Он покрывает весь цикл от заказа до закрытия сделки. Основное преимущество его в том, что это очень упрощает и оптимизирует процесс купли-продажи. Ведь количество документов в данных гражданско-правовых договорах невероятно большое. Также уже к системе подключились банковские учреждения, логистика, FMCG. Есть примеры полного отказа от бумажной цепочки. Мы можем доказать, что на сегодняшний день заключение сделки без предоставления бумажных копий абсолютно реально. 

Для наглядного представления основных процессов, которые может покрывать электронный документооборот предлагаю посмотреть на схему:

По средствам электронного документооборота заказчик становится максимально уведомленным о всём цикле сделки. К примеру, если заказано 10 шоколадных конфет, а на складе оказалось только 9, то заказчик узнает об этом ранее, чем получит свой заказ и это не будет для него неприятным сюрпризом. Ведь заказчик всегда рассчитывает заполнить все места на полках своего магазина. Своевременное предупреждение о недостаче какого-либо товара у одного поставщика, дает возможность заказчику сделать дозаказ у другой компании. Так, уровень потерянных продаж торговой сети значительно падает.

Всегда видны и уведомления о приемке и об отгрузке – это значит, что на складах, перед тем как приедет машина, люди уже знают, сколько данного товара приедет. Это не ручное вбивание, это не ожидание несколько часов, пока машина будет разгружена, пока оператор все вручную внесет в системы, пока товар пересчитывается. В среднем процесс приема товара сокращается на 20-30 минут. В общем, благодаря всему этому также можно вычислить и проанализировать, какие процессы в сделке некорректно работают, и соответственно в этих направлениях внедрять оптимизацию и мониторинг.

Все накладные: налоговая и товарная, акты сверки, акты выполненных работ, регистрация – это всё переходит в юридически значимый электронный документооборот. На бумаге остается только документ, который сопровождает водителя. К сожалению, без подтверждения товара, какой он везет, и цели пока не обойтись.  

Любая компания может быть Вашим клиентом или есть определенные требования?

- На самом деле, да, любая компания. А как компания сможет это организовать зависит только от неё, от её мотивации двигаться в ногу со временем, и от того, как она сама понимает, что ей это выгодно.  А нам, в свою очередь, выгодно подключать большее количество компаний, чтобы максимально перевести бумажный документооборот в электронный. Что влияет положительно не только на результаты отдельных компаний, но и эффективности экономики в целом.

Почему для подавляющего количества компаний этот процесс ограничивается только входом на специальные приложения?

Все зависит от зрелости компании и количества документов, с которыми мы работает. Мы стараемся вести образовательную работу, интегрировать разные системы. Некоторые опасаются, внедряют только самые легкие элементы и остаются на этом этапе.  Многие компании не находят времени, чтобы приложить усилия для такого рывка, который в дальнейшем значительно облегчит работу сотрудников.  Есть все-таки какой-то ментальный страх перед чем-то существенно новым, хотя на рынке мы уже активно работаем более 12 лет.

Мы проводим активную образовательную работу, повторюсь. Мы рассказываем, что у нас есть логистический оператор, то есть, если нам сделали заказ на поставку, мы этот товар и упаковываем. Если есть какой-то момент дезинтеграции, то нам не нужно звонить и долго решать проблему, мы отправляем электронный документ, где указываем логисту: «возьми товар А, положи на место 1,2,3, доставь к такому-то времени, определённому клиенту».  И это всё в электронном виде и всё четко отслеживается – это также является инструментом прозрачности, исключающим коррупционные схемы. Таким образом атмосфера между партнерами улучшается. Споров и конфликтных ситуаций становится значительно меньше, ведь мы можем проконтролировать весь процесс, поднять историю. А даже если и случается какой-то спор, то его решение также упрощается, по сравнению со случаями, которые бывают в бумажной цепочке документооборота.

Как показала практика, очень много времени у сотрудников отнимает только поиск конкретного документа, перебирание бумаг и так далее. С EDI-технологиями этот процесс нивелируется, с помощью него можно очень быстро поднять архивированный исторический документ.

Какая все-таки цена вопроса?

- Всё зависит от того, насколько глубоко мы хотим делать интеграцию.  Если мы делаем самые элементарные соединения, то это абонементские оплаты, которые рассчитываются в зависимости от количества документов.

А самую минимальную цену можете назвать?

Ну, например, 100 документов в месяц стоит порядка 200 гривен. На самом деле, для компании – это вообще не деньги.  Соответственно, с количеством документов растет и цена. Также на цену влияет вид пакета.

Вашими клиентами является достаточно много известных украинских компаний, какие наиболее успешные проекты?

Да, мы работаем с около 60 сетями и около 3000 поставщиков. Это как локальные, так и международные представления.

Самое тесное и длительное сотрудничество у нас состоялось с «Метро Кеш энд Кэрри Украина». В частности, мы являемся центральным оператором электронного документооборота данного ритейлера, а также сотрудничаем на локальных рынках компании.

Ещё в 2005-2006 году мы начинали образовательный процесс, подключали к EDI поставщиков, объясняли, что это такое, зачем это нужно. А в 2016 году мы закрыли полностью в продуктивном режиме всю цепочку – мы отказались от бумаги, кроме, как говорилось, сопровождающего документа машины.

 Стоит отметить, что всё подлежит системному контролю: регистрация налоговой накладной, соответствие документов, наличие подписей и, таким образом, деньги поставщику попадают быстрее.  А сотрудники могут сосредоточить свои усилия на более важных или даже креативных задачах в своей компании.

А теперь о безопасности. Мы уже сталкивались с хакерскими атаками, с вирусами, вспомним только недавний вирус Petya, как действовать в таких ситуациях?

У нас есть секрет. Вирус Petya нас никаким образом не затронул.

Как же вы защищаетесь, ведь за эти 12 лет через Вас прошло невероятное количество документов?

Благодаря тому, что часть какой-то документации, истории между партнерами была переведена в электронную форму, она была в наших системах. Таким образом компании, которые пострадали от вирусной атаки, могли через нашу систему просмотреть все свои архивные данные, а также восстановить их.  В нашей компании обеспечение безопасности стоит на самом высоком уровне и является главным приоритетом. Ваше доверие Comarch – это гарантия Вашей безопасности.  Наш дата-центр находится в нашей штаб-квартире – в Кракове. Уровень защищённости дата-центров – это 3-4 уровень, мы постоянно проходим сертификацию, у нас наложена охрана здания, даже есть своя система энергоснабжения, если центральная городская система не справится со своей задачей или будут какие-то перебои. Также у нас специальная система пожарной безопасности, ведь у нас хранятся данные достаточно крупных наших клиентов.

Мы предоставляем услуги не только электронного документооборота в торговле, мы работает во всех отраслях экономики: у нас хранятся данные банков, нас постоянно аудитируют. Более того, я – как сотрудник, не попаду в компанию без специальной карты доступа. Территория наших зданий огорожена и находится под постоянной охраной.

А много за 12 лет было попыток хакерских атак?

Да, они периодически существуют. В компании Comarch есть отдельная команда профессионалов, которые специализируются исключительно на системе безопасности, поэтому наши системы надежно защищены и продуманы. Дополнительным элементом безопасности являются резервные планы по защите и резервные дата-центры.

Что Вы посоветуете компаниям, чтобы они могли себя обезопасить в разных ситуациях, к примеру, в случае сбоя системы, поломки компьютеров, сбоя в энергоснабжении?

В первую очередь, внутри компании должна быть налажена элементарная образованность в вопросе защищенности: бывают случаи, когда пароль от какого-то аккаунта что-то подобное цифрам «1,2,3,4» и к тому же, эта информация висит на стенке для всеобщего обозрения или весь отдел пользуется одними данными доступа к аккаунту с документацией, не всегда с должным образом подходят к использованию ЭЦП …думаю таких моментов можно перечислить много. Уже большим шагом будет не допускать таких инцидентов. С точки зрения внедрения электронного документооборота я рекомендую для интеграционных соединений выбирать транспортные протоколы с высоким уровнем безопасности, а в случае использования веб-приложений - следить за доступом к документации и аккаунтам с чувствительными данными сотрудников, особенно это касается юридически значимых документов.

Для уточнения деталей и подключения обращайтесь в службу поддержки Comarch EDI Service Desk по телефону – 0 800 300 142, либо  на электронный адрес edi@comarch.com.ua  Дополнительную информацию о системе B2B Network и компании COMARCH Вы сможете найти на сайте – https://www.comarch.ru/trade-and-services/data-management/e-invoicing/