Как HoReCa и бизнесу упростить закупки с помощью сервиса доставки

О возможностях автоматизации закупок рассказали специалисты по сервису доставки продуктов Zakaz.ua.

С началом войны, в Украине часть наработанных поставщиков, с которыми сотрудничали HoReCa и офисы крупных компаний, исчезли с рынка или временно приостановили свою деятельность. Поиск и проверка новых подрядчиков, заключение договоров требует много времени и ресурсов. К тому же, главная особенность закупочной деятельности — высокие риски. Чем больше поставщиков, тем больше риск того, что кто-то из них может не выполнить свои обязательства. Лучшее решение в этой ситуации — сократить их количество, выбрать только самых надежных и максимально попытаться сделать закупки централизованными. Это не только сделает процесс удобным, безопасным и прозрачным, но позволит сэкономить.

Как автоматизировать закупки ресторанам, кафе и общепитам?

Для небольшого ресторана или кафе организация закупок — не самый трудный процесс, хотя и там есть свои подводные камни. Но когда речь идет о целой сети ресторанов, где производство с несколькими цехами, ситуация значительно усложняется. Рассмотрим проблемы, возникающие в процессе закупок в большинстве сетей и как их решить.

Как правило, в ресторанной сети есть один или несколько менеджеров по закупкам. Они звонят по телефону и договариваются с поставщиками, собственно мониторят цены, ведут учет на бумаге или в Excel. Пропустив скидку или не заказав свежее мясо, — ресторан теряет деньги. Но менеджер — не единственный сотрудник, который влияет на своевременность снабжения и формирование себестоимости блюд. Заявки составляет шеф-повар, администратор или руководитель. К сожалению, в большинстве своем это делается "на глаз".

Благодаря централизованным закупкам и автоматизации процессов можно сократить штат, избежать неправильно сформированных заявок со стороны ресторанов, контролировать ответственных сотрудников, работу поставщиков и самое главное качество продуктов.

"Профессиональные сборщики сервиса доставки продуктов проходят постоянное обучение и инструктажи. Они знают, что такое калибровка, степень вызревания и могут определить свежесть рыбы или зачистку мяса. Наши партнеры — известные сети ритейлеров, соблюдающие стандарты безопасности продуктов питания, гарантируют качество товаров. Все они обязательно имеют соответствующие сертификаты и документы. Кстати, ни один из закупщиков не сможет предоставить такие гарантии", — рассказывает Евгений Нетреба, коммерческий директор сервиса доставки Zakaz.ua.

Использование сервиса доставки позволяет значительно сэкономить, не выходя из кухни. Опция мониторинга акций от супермаркетов и промо-производителей позволяет получать товары иногда даже дешевле, чем у прямых поставщиков. Ориентировочная экономия при закупках пищевых продуктов может составить 5-15%, для алкоголя — 20%. Например, некоторым заведениям сферы HoReCa уже удалось снизить свой фудкост благодаря сервису доставки на 10-15%.

"Оптимизировать процессы и снизить затраты возможно, если закупки продукции будут централизованы. Это важный этап реорганизации закупочного процесса. Например, для организации бесперебойной поставки продуктов для сети ресторанов требуется закупщик с автомобилем, средняя заработная плата которого в Киеве составляет 25 — 30 000 грн. обращаться в сервисы доставки, где вся организация процесса отточена и продумана до мелочей, то экономия на персонале может составлять от 8 до 15%", — отмечает Евгений Нетреба.

Как автоматизировать закупки товаров, необходимых для обеспечения жизнедеятельности офиса?

Современный офис — среда, где работники находятся значительную часть своего времени. Он должен быть оснащен всем необходимым, чтобы сотрудники компании чувствовали себя комфортно и были мотивированы оставаться в этом помещении в течение рабочего дня, а не мечтали сбежать из него как можно скорее домой. Именно поэтому расходы бизнеса на коммунальные платежи, аренду офиса, заработную плату сотрудников, налоги — немалая часть средств идет на жизненно необходимую статью для оснащения сотрудников офиса комфортабельными условиями труда. В регулярных закупках нуждаются канцтовары (карандаши, ручки, бумага, степлеры) моющие средства, бумажные полотенца, салфетки, питьевая вода, кофе, чай, сладости, фрукты и т.д.

Как правило, за хозяйственное и продовольственное обеспечение офиса отвечает секретарь или помощник руководителя. Большие компании принимают на работу отдельного сотрудника — офис-менеджера, на которого возлагают функции «хозяина офиса». В любом случае независимо от того, кому поручают обеспечение работы офиса, ответственному за это специалисту придется самостоятельно идти в магазины, или постоянно искать и контактировать с поставщиками, копаться в большом количестве бумажек, договоров и т.д. Это «ворует» большую часть рабочего времени, которое работник мог бы потратить на задачи, имеющие непосредственное отношение именно к бизнес-процессам компании, обеспечивающим прибыль.

"Автоматизировать закупки хозяйственных и продовольственных товаров для офиса сегодня также возможно с помощью онлайн-сервисов доставки. Например, Zakaz.ua уже облегчил жизнь многим предприятиям и компаниям, которые делают закупки всего необходимого максимально удобно, быстро и по доступным ценам. Среди бизнес-клиентов нашего сервиса Укртелеком, ПриватБанк, JYSK Украина и другие крупные компании", — рассказывает Евгений Нетреба, коммерческий директор сервиса доставки Zakaz.ua.

Преимущества работы с сервисом доставки:

• онлайн-каталог товаров крупнейших сетей супермаркетов и гипермаркетов Украины, которые можно заказать в течение нескольких минут;
• обширный ассортимент, который включает все возможные предложения на рынке, поскольку ритейлеры сотрудничают со многими производителями и импортерами;
• цены, идентичные ценам в гипермаркете, учитывая акции, скидки и предложения для бизнес-клиентов;
• качественно продуманные поисковые фильтры и возможность поиска товаров по требуемым характеристикам;
• удобный интерфейс корзины, куда можно добавлять необходимые товары в течение дня, спланировав удобное время приезда курьера.
• своевременная доставка — оформленный заказ прибудет в срок и в полном объеме;
• возможность безналичного расчета;
• индивидуальный подход: личный менеджер, профессионально решающий все вопросы;
• доставка заказов любых габаритов и весов.

Заказать необходимые товары для офиса или питания можно в несколько кликов, воспользовавшись своим компьютером, смартфоном или другим мобильным устройством. Заказчик сам определяет, как лучше внести оплату за произведенное приобретение. Стоимость услуги транспортировки зависит от геолокации покупателя, веса посылки и других условий, которые можно обсудить с менеджером по телефону.

Следовательно, на эффективность бизнеса может влиять целый ряд факторов: непрерывность поставок, качество закупаемых товаров, уровень ответственности поставщиков и многое другое. Поэтому правильная организация работы с поставщиками требует особого внимания и специальных мер. Итогом автоматизации процедур и сокращения количества поставщиков станет повышение качества всего цикла закупочной деятельности и уменьшение затрат.