Воєнна безпека персоналу як нова стаття витрат ритейлу: що стоїть за захистом людей під час війни

Кожна десята година роботи українського ритейлу сьогодні відбувається в умовах повітряної тривоги або вимушеної зупинки. Це нова операційна реальність, у якій торговельні мережі одночасно продовжують працювати й регулярно призупиняють роботу через безпекові ризики.

Захист персоналу став постійною складовою витрат бізнесу 

До повномасштабної війни витрати на безпеку в ритейлі переважно обмежувалися охороною об’єктів, пожежною безпекою та відеоспостереженням. Сьогодні для торговельних мереж це поняття набуло іншого змісту.

Ключовим елементом цієї трансформації стали системи укриттів, інтегровані безпосередньо в торговельні об’єкти або їхню інфраструктуру. Також поняття безпеки охоплює автономне енергозабезпечення, системи оповіщення, евакуаційні маршрути, навчання персоналу, психологічну підтримку команд та навіть допомогу співробітникам, які постраждали від війни.

Хоча більшість ритейлерів не виділяє ці витрати в окрему бюджетну категорію, українські ритейлери визнають: безпекова складова стала частиною операційної моделі бізнесу.

У METRO Україна до нових витрат відносять будівництво модульних укриттів на території торговельних центрів, використання транспорту для переміщення персоналу до безпечних місць та встановлення додаткових систем оповіщення та відеоспостереження.

У мережі VARUS зазначають, що після 2022 року безпекові витрати фактично інтегрувалися в повсякденну діяльність магазинів. Йдеться про закупівлю генераторів, обладнання для пунктів незламності, систем гарячого водопостачання та інших рішень, які дозволяють забезпечувати безпечну роботу магазинів в умовах енергетичних атак.

Підхід мережі до укриттів гнучкий і залежить від конкретної локації. На початку повномасштабного вторгнення VARUS спільно із ДСНС визначила найбезпечніші місця для персоналу та відвідувачів. У магазинах, розташованих у ТРЦ, укриттями слугують паркінги, у власних об’єктах — підвальні приміщення, склади або технічні зони, адаптовані під захисні простори.

В Auchan Україна одним із найбільших проєктів стало будівництво укриттів для працівників логістичних об’єктів, розташованих у місцях без доступу до цивільної захисної інфраструктури. Значні ресурси спрямовуються на модернізацію наявних сховищ, забезпечення магазинів генераторами та підтримання комфортних умов роботи під час блекаутів.

Найдорожчий ресурс для ритейлу — не укриття, а робочий час

Якщо інфраструктура безпеки стала новою обов’язковою статтею витрат, то найбільш відчутний економічний ефект війни для ритейлу формується через втрату та організацію робочого часу персоналу.

Повітряні тривоги регулярно переривають операційну діяльність магазинів, змушуючи працівників залишати робочі місця та переходити в укриття.

У результаті бізнес одночасно стикається з двома типами втрат:

• зупинка або сповільненням продажів,
• необхідність утримувати фонд оплати праці на стабільному рівні.

Також під час повітряних тривог зміщуються графіки роботи, час проведення інвентаризацій та ускладнюється вчасне поповнення товарами вітрин.

Досвід ритейлерів показує, що саме модель оплати цього часу є одним із ключових елементів їхньої HR- і фінансової політики.

За оцінкою Auchan Україна, у 2025 році магазини були зачинені понад 4000 годин через повітряні тривоги. Це еквівалент приблизно кожної десятої години роботи магазинів мережі. Попри це, компанія продовжує виплачувати заробітну плату працівникам у повному обсязі, незалежно від кількості годин простоїв.

У METRO Україна час перебування співробітників в укриттях оплачується як звичайний робочий час. «Додатково у мережі збільшилися витрати на таксі для співробітників у зв’язку з комендантською годиною», — каже Тетяна Петкогло, керівниця відділу «Операційна досконалість» компанії.

Подібний підхід демонструє й VARUS, де робочий час не розділяється на «час роботи» та «час у сховищі», а заробітна плата зберігається в повному обсязі.

Артем Бурик, директор східної філії мережі VARUS: «Під час підвищеної небезпеки або тривалих повітряних тривог робота магазинів сповільнюється або тимчасово призупиняється, особливо якщо локація знаходиться в зоні ризику.

Компанія оплачує працівникам період перебування в укриттях під час повітряних тривог. Якщо співробітник прийшов на роботу, його робочий час уже розпочався, і компанія не розділяє його на «час роботи» та «час в укритті». Ми вважаємо, що працівник має гарантовано отримувати свою заробітну плату, незалежно від безпекових обставин. Водночас після завершення тривог навантаження на персонал зазвичай суттєво зростає через збільшення потоку клієнтів.

Після завершення тривог попит швидко відновлюється, адже люди все одно потребують продуктів першої необхідності. Надто це стало помітно під час блекаутів: після появи світла та запуску ліфтів мешканці багатоповерхівок масово приходили до магазинів. Через це ми адаптували графіки роботи персоналу під прогнозовані відключення електроенергії та навчилися оперативно реагувати на різкі зміни попиту».

Безпека впливає на рішення про відкриття магазинів

Питання наявності укриттів і можливості організувати безпечну роботу персоналу входять до базових критеріїв вибору нових локацій.

Ритейлери прямо або опосередковано підтверджують: безпековий фактор більше не є зовнішньою умовою — він впливає на проєктування, запуск і конфігурацію магазинів.

У VARUS зазначають, що сьогодні безпека є одним із важливих критеріїв при виборі нових локацій та проєктуванні торгових об’єктів. Компанія оцінює можливість облаштування укриттів ще на етапі планування, а також враховує потенціал локації як пункту незламності у разі перебоїв з електро- чи водопостачанням. У частині об’єктів це стає обмеженням, оскільки не всі будівлі дозволяють технічно реалізувати такі рішення.

METRO Україна також фактично демонструє, як безпекова інфраструктура впливає на розвиток мережі: у період воєнного стану компанія не відкривала нових магазинів, що непрямо підкреслює складність масштабування в умовах високих безпекових ризиків і необхідності додаткових інвестицій у захист персоналу та об’єктів.

Очікувані та несподівані витрати

Формуючи перші антикризові плани після 2022 року, ритейл очікував, що основні витрати на безпеку будуть пов’язані з фізичним захистом об’єктів: охороною, укриттями та базовою інфраструктурою. Однак реальна структура витрат виявилася значно складнішою і менш передбачуваною.

У METRO Україна серед нових, неочікуваних витрат називають будівництво тимчасових укриттів на території магазинів. Туди ж ввійшли додаткові витрати на релокацію персоналу та матеріальну допомогу співробітникам у кризових ситуаціях.

Значна частина цих витрат має соціальний характер — підтримка працівників у випадках втрати житла, наслідків обстрілів або проблем зі здоров’ям.

В Auchan Україна ключовим елементом управління кризовими ситуаціями став Business Continuity Plan (BCP). Стратегічний інструмент визначає алгоритми дій компанії під час надзвичайних ситуацій і протягом усієї війни. Він охоплює залучення всіх критичних бізнес-юнітів, механізми оперативної взаємодії та децентралізоване прийняття рішень на рівні об’єктів.

Дмитро Товстолуг, директор з людських ресурсів компанії Auchan Україна: «Ми маємо business continuity plan, який дозволяє управляти непередбачуваним. Тож ми мали скоріше прогнозовані витрати, але безперечно було важко оцінити, який вплив вони матимуть на фінальний рахунок експлуатації та якими будуть коливання цін, зокрема на електроенергію та паливо.

Додаткові витрати, пов’язані з безпекою співробітників. Це побудова сховищ для команд нашої логістики, які знаходяться у віддаленому місці, де немає цивільної безпекової інфраструктури. Також це модернізація і закупівля обладнання для інших сховищ, якими ми користуємося.

У періоди блекаутів ми продовжуємо працювати, всі магазини оснащені потужними генераторами. Цієї складної зими всі об’єкти були забезпечені світлом і теплом. Не секрет, що комфортна температура у робочих приміщеннях взимку була практично розкішшю, тож це наша велика стаття витрат, але також і відповідальність та турбота про команду Auchan Україна, що найважливіше».

Попри наявність системного підходу, найбільшим викликом для компанії стали інвестиції у безперервність роботи: будівництво укриттів для логістичних об’єктів у місцях без цивільної інфраструктури, модернізація існуючих сховищ, а також значні витрати на генератори та забезпечення стабільної роботи під час блекаутів.

У VARUS серед найбільш недооцінених витрат виділяють кадровий аспект, а саме постійну міграцію персоналу через безпекову ситуацію. Це створює регулярні витрати на найм, навчання та адаптацію нових співробітників. Додатково компанія інвестує у навчання персоналу роботі з автономною інфраструктурою та генераторами під час масових відключень електроенергії.

Окремою є трансформація ролі ритейлу в умовах війни: магазини виконують функції соціальної інфраструктури. Після масштабних обстрілів магазини стають центрами підтримки населення і пунктами обігріву під час відключення електроенергії взимку.

Спільним для всіх ритейлерів напрямом стає підтримка ментального здоров’я працівників. Так, у METRO Україна регулярно проводяться інструктажі та тренінги з безпеки, включно з навчанням першій домедичній допомозі, що розглядається як частина психологічної готовності персоналу до кризових ситуацій.

У компанії VARUS приділяють увагу психологічній підтримці через регулярні внутрішні комунікації щодо стабілізації емоційного стану та вебінари з психологами, а також навчання персоналу діям у стресових умовах під час тривог і надзвичайних ситуацій.

В Auchan Україна напрям ментального здоров’я є системним і включає програми з управління стресом, вебінари з психологами, практики релаксації та страхове покриття психологічних консультацій. Мережа впроваджує ініціативи на кшталт тижнів ментального здоров’я та додаткових днів відпочинку, зокрема, у Всесвітній день ментального здоров’я 10 жовтня.

За чотири роки повномасштабної війни український ритейл створив паралельну систему захисту працівників, яка включає укриття, автономну інфраструктуру, оплату вимушених простоїв, навчання із безпеки та психологічну підтримку. Найбільша зміна полягає в тому, що ці витрати вже не сприймаються як тимчасові. Для великих торговельних мереж безпека персоналу стала такою ж обов’язковою частиною операційної моделі, як логістика, закупівлі чи фонд оплати праці.