Юридична сила електронного підпису: що потрібно знати

Сьогодні можливість підписати документ онлайн стала не просто зручністю, а й життєвою необхідністю для ведення бізнесу та взаємодії з держорганами. Але чи має електронний підпис таку ж юридичну вагу, як і власноручний? Саме це розбираємо в статті разом із ключовими аспектами юридичної сили е-підпису в Україні. Ви дізнаєтесь, які існують види підписів, чим вони відрізняються та як використовувати їх безпечно, не сумніваючись у юридичному визнанні.

Що таке електронний підпис

Електронний підпис — це набір електронних даних, який підписувач додає до електронного документу або логічно пов’язує з ним, і використовує їх у якості свого підпису. Створюється внаслідок криптографічних перетворень і вважається аналогом класичного підпису від руки.

Цей інструмент дає можливість підписати документ онлайн швидко, зручно і без паперової тяганини.

Е-підпис регулюється законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а самі електронні документи — законом "Про електронні документи та електронний документообіг«.

Юридична сила електронного підпису

В Україні станом на 2025 рік існує 2 види електронного підпису: удосконалений та кваліфікований.

Удосконалений електронний підпис (УЕП) та кваліфікований електронний підпис (КЕП) забезпечують цілісність е-документа, підтверджують особу підписувача, його згоду зі вмістом електронного документа. Обидва дозволяють підписати документ онлайн і мають юридичну силу, можуть створювати правові наслідки та входять у доказову базу на суді.

Втім, УЕП та КЕП мають важливу різницю:

• КЕП більш захищений та надійний: особистий ключ КЕП зберігається виключно на захищених носіях (токен, смарт-картка або сертифіковане хмарне сховище), що виключає можливість копіювання та потрапляння ключа в незахищене середовище. УЕП дозволено зберігати навіть на звичайному пристрої (смартфоні чи комп’ютері), тобто на незахищеному носії, а отже несанкціонований доступ до нього отримати значно легше;
• КЕП має вищий рівень довіри: у випадку з УЕП на суді може знадобитися додаткове підтвердження, що е-підпис не був скомпрометований. КЕП же завдяки своїм заходам безпеки не викликає таких запитань;
• лише КЕП має достатню юридичну силу для підписання важливих документів: нотаріальне посвідчення (перехід прав на нерухомість і т. д.), фінансові бізнес-угоди, публічні закупівлі, транскордонні угоди, державні реєстрації тощо. Використання УЕП також несе за собою правові наслідки, але, як правило, він застосовується у юридично менш значимих документах — найчастіше у внутрішньому документообігу.

Треба підписати документ онлайн, щоб він мав максимальну юридичну вагу? Обирайте КЕП. Юридична сила кваліфікованого електронного підпису вища за силу удосконаленого і прирівнюється до власноручного підпису. Натомість УЕП юридично слабший та має більші ризики компрометації особистого ключа.

Як перевірити юридичну силу електронного підпису?

Зрозуміти, який у вас е-підпис, і чи підійде він для підписання того чи іншого е-документу дуже легко. Достатньо зайти на сайт Центрального засвідчувального органу (ЦЗО), обрати «Довірчі послуги» й натиснути «Перевірити підпис». Перед цим потрібно підписати документ онлайн (це може бути випадковий електронний бланк, який ви після перевірки видалите), завантажити на сайт і натиснути "Перевірити«.

Ви отримаєте протокол перевірки. Зверніть увагу на два пункти:

• тип підпису;
• тип носія особистого ключа.

Якщо у вас тип носія «захищений», а тип підпису — «кваліфікований», ви підписали документ через КЕП. Якщо тип носія «незахищений», а тип — «удосконалений», ви є власником УЕП.

Електронний підпис у суді

Електронні документи з накладеними е-підписами активно використовуються в судовій практиці. Згідно зі статтею 100 Цивільного процесуального кодексу України та статтею 96 Господарського процесуального кодексу України, суд визнає електронний документ належним доказом, якщо він створений із дотриманням вимог законодавства.

Більше того, на практиці вже зафіксовані випадки, коли підписаний документ онлайн ставав ключовим елементом під час суду — ознайомитися з ними ви можете на судово-довідкових ресурсах.

Часті міфи про електронний підпис

Міф № 1: Електронний підпис не має юридичної сили / має меншу силу за підпис від руки

КЕП, згенерований в акредитованому центрі (КНЕДП), має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, є повністю офіційним та відповідає вимогам законів України. Його можна використовувати для укладання договорів, подання звітності та роботи з державними установами. Це надійний інструмент для тих, хто хоче підписати документ онлайн, не витрачаючи час на паперову бюрократію.

УЕП також має юридичну силу, але рівень довіри до нього менший через недостатній захист особистого ключа.

Міф № 2: Підписувати документи онлайн — небезпечно

Сучасні офіційні сервіси використовують https-з’єднання, яке шифрує ваші дані під час передачі через інтернет. Якщо говорити про сервіс Dubidoc, ви отримуєте додатковий шар безпеки, адже крім цього ваші документи обробляються та зберігаються на віддалених серверах Amazon, котрі відповідають міжнародним стандартам кібербезпеки.

Якщо ваш пристрій не заражений вірусами, і ви дотримуєтесь базових правил кібергігієни, е-підпис онлайн є надійним та безпечним.

Міф № 3: Щоб підписати документ онлайн, потрібні складні програми

Сучасні програми, як-от Dubidoc — сервіс швидкого підписання та обміну документами — дозволяють зробити це за декілька кліків прямо в браузері, без встановлення додаткових програм / паролів / довгих авторизацій. Особливо зручно отримувати підпис від іншої сторони, адже контрагентам не треба реєструватися в сервісі. Головне — мати під рукою УЕП або КЕП.

Міф № 4: Електронний документ і підпис легко підробити

Е-підпис генерується та накладається з використанням криптографічних перетворень, а для підпису від вашого імені зловмиснику потрібно заволодіти вашим особистим ключем УЕП/КЕП та паролем. Щоб підписати документ онлайн, використовуйте захищений КЕП і не розповідайте PIN-код від нього, а у випадку з УЕП — не діліться ключем та паролем ні з ким — тоді ризик компрометації буде мінімальним.

Крім цього, будь-який підписаний файл можна перевірити на цілісність та підписантів на вебсайті ЦЗО, тому ви захищені від редагування договору, якщо хтось вирішить його "підправити".

Висновок

Сьогодні підписати документ онлайн — це не лише зручно, а й юридично надійно. КЕП має таку ж силу, як власноручний, а удосконалений цілком достатній для більшості договорів. Якщо ви дотримуєтесь базових правил безпеки та користуєтеся перевіреними сервісами на кшталт Dubidoc, е-підпис онлайн є швидким, безпечним і повністю легальним інструментом як для сучасного бізнесу, так і для особистих справ.