E-commerce та податки в Україні: що потрібно врахувати онлайн-бізнесу

Разом зі зростанням обсягів онлайн-торгівлі збільшується і увага контролюючих органів до таких операцій. Податкові ризики e-commerce пов’язані не лише зі своєчасною сплатою податків. Значення мають спосіб приймання платежів, застосування РРО або ПРРО, документальне оформлення продажу, походження товару, взаємовідносини з платіжними сервісами та правильне відображення доходів у звітності.

Тому податкова модель інтернет-магазину повинна формуватися ще до того, як бізнес почне активно приймати замовлення.

Яку форму роботи обрати для e-commerce

Одна з перших задач власника онлайн-бізнесу — визначити, через кого юридично здійснюватимуться продажі.

На початковому етапі підприємці найчастіше обирають ФОП на спрощеній системі оподаткування. У міру розвитку бізнесу може виникнути необхідність працювати через юридичну особу, реєструватися платником ПДВ або поєднувати декілька каналів продажу.

При виборі моделі потрібно враховувати не тільки розмір податкової ставки. Важливими є:

• запланований обсяг доходу;
• види товарів або послуг;
• категорії покупців;
• робота з юридичними особами;
• імпорт товарів;
• необхідність реєстрації платником ПДВ;
• продаж через українські та іноземні маркетплейси;
• використання міжнародних платіжних систем.

Податкова модель, яка добре працює для невеликого Instagram-магазину, може виявитися непридатною для бізнесу з великим товарообігом, складом, імпортом та продажами через декілька маркетплейсів.

Оплата карткою не завжди означає звичайний безготівковий розрахунок

Одне з найбільш поширених помилкових уявлень у сфері e-commerce полягає в тому, що будь-яке надходження коштів на банківський рахунок автоматично вважається звичайним безготівковим платежем і не потребує додаткового аналізу з точки зору застосування РРО або ПРРО.

На практиці значення має саме механізм проведення розрахункової операції.

Покупець може оплачувати товар:

• банківською карткою на сайті;
• через платіжний сервіс;
• при отриманні товару;
• за реквізитами IBAN;
• через маркетплейс;
• за допомогою міжнародної платіжної системи.

Кожна із цих моделей має свої юридичні та податкові особливості.

Для бізнесу недостатньо лише бачити кошти у банківській виписці. Необхідно розуміти, хто саме прийняв платіж, на якій підставі кошти зараховані продавцю, чи виступає платіжна система посередником та який документ отримує покупець.

Саме неправильна кваліфікація способу оплати нерідко стає причиною спорів щодо застосування РРО.

РРО та ПРРО в інтернет-магазині

Питання використання реєстраторів розрахункових операцій залишається одним із найбільш чутливих для онлайн-торгівлі.

Якщо операція відповідно до законодавства є розрахунковою, продавець повинен правильно провести її через РРО або ПРРО та сформувати відповідний розрахунковий документ.

При цьому онлайн-формат продажу сам по собі не звільняє бізнес від виконання вимог законодавства.

Проблеми можуть виникати, коли:

• чек не створений взагалі;
• чек сформований із запізненням;
• сума в чеку відрізняється від фактичної оплати;
• некоректно зазначено форму оплати;
• неправильно визначена номенклатура товару;
• фактичний рух коштів не відповідає інформації в обліку.

Особливо уважно слід перевіряти моделі, в яких одночасно використовуються сайт, післяплата, платіжний сервіс та маркетплейс. У таких випадках легко створити ситуацію, коли одна й та сама операція по-різному відображається у внутрішньому обліку, банківській виписці та фіскальних документах.

Маркетплейс не усуває податкові обов’язки продавця

Продаж товарів через маркетплейси значно спрощує доступ до клієнтів, але не означає, що всі питання оподаткування переходять до платформи.

Необхідно аналізувати конкретну модель співпраці.

Маркетплейс може лише забезпечувати розміщення пропозицій або додатково брати участь у прийманні платежу, логістиці та поверненні коштів покупцю. За свої послуги платформа часто утримує комісію.

Наприклад, якщо покупець заплатив 5 000 грн, а після утримання комісії на рахунок продавця фактично надійшло 4 700 грн, це ще не означає, що саме 4 700 грн автоматично є сумою доходу для всіх податкових цілей.

Необхідно враховувати умови договору з маркетплейсом, порядок руху коштів та правила відповідної системи оподаткування.

Банківські надходження та фактичний дохід

Для e-commerce характерна велика кількість транзакцій. Через один рахунок можуть проходити платежі покупців, повернення, комісії, перекази між власними рахунками та інші операції.

Якщо облік організований неправильно, під час перевірки може бути складно швидко пояснити природу окремих надходжень.

Особливу увагу варто приділяти платежам із призначеннями, з яких неможливо однозначно визначити їх економічну сутність.

Підприємство або ФОП повинні мати можливість співвіднести надходження із конкретною операцією, замовленням чи договором.

Це особливо актуально при роботі з іноземними платіжними системами, де у банківській виписці замість імені покупця може відображатися назва платіжного оператора або компанії-посередника.

Первинні документи залишаються важливими навіть у цифровому бізнесі

Автоматизація продажів не скасовує необхідності документального підтвердження господарських операцій.

Бізнесу бажано забезпечити системне зберігання:

• документів щодо придбання товару;
• договорів із постачальниками;
• банківських виписок;
• документів маркетплейсів;
• звітів платіжних систем;
• накладних перевізників;
• документів щодо повернення товару;
• фіскальних чеків.

У спорі з податковим органом значення матиме не окремий документ, а можливість показати логічний ланцюг операції — від придбання товару до його оплати покупцем.

Наприклад, якщо податкова ставить під сумнів реальність продажу або походження товару, підприємство повинно мати можливість підтвердити його придбання, зберігання, реалізацію, оплату та доставку.

Коли податкові ризики краще оцінити заздалегідь

У сфері e-commerce частину проблем значно простіше попередити, ніж вирішувати після проведення перевірки.

Окремий аналіз доцільний при зміні способу приймання платежів, підключенні нового маркетплейсу, початку імпорту, переході на іншу систему оподаткування або суттєвому збільшенні оборотів.

Також варто перевіряти податкову модель перед запуском нового проєкту. На цьому етапі можна правильно визначити порядок проведення платежів, застосування ПРРО та оформлення операцій без необхідності надалі перебудовувати вже працюючу систему.

Якщо ж бізнес уже отримав запит, наказ на перевірку, акт або податкове повідомлення-рішення, важливо оцінювати не тільки самі претензії контролюючого органу, але й процедуру їх виникнення. У таких ситуаціях юрист з податків може проаналізувати документи, правові підстави дій податкового органу та можливі способи захисту платника.

Податкова безпека як частина системи e-commerce

Для сучасного інтернет-магазину податковий облік повинен бути такою самою частиною бізнес-процесу, як логістика, маркетинг або робота з клієнтами.

Чим більше каналів продажу використовує компанія, тим важливішою стає синхронізація інформації між сайтом, CRM-системою, банком, ПРРО, бухгалтерським обліком та маркетплейсами.

Найбільший ризик виникає не через сам формат електронної торгівлі, а через ситуації, коли фактична модель роботи бізнесу вже змінилася, а податкове та документальне оформлення залишилося таким самим, як на початку діяльності.

Саме тому регулярна перевірка податкової моделі дозволяє e-commerce бізнесу масштабуватися без накопичення проблем, які можуть проявитися лише через декілька років під час податкового контролю.