ALL INCLUSIVE: как запастись магазину при АЗС?

Автозаправочная станция уже давно перестала быть просто пунктом “выдачи топлива”. Большинство заправок стали еще и местом отдыха для водителей. Завтрак, ланч, ужин - в любое время дня сюда приезжают сотни людей, чтобы подкрепиться и передохнуть с дороги. Соответственно магазины при АЗС пользуются все большим спросом, а зона ответственности для менеджмента расширяется. Помимо важных процессов, связанных с продажей топлива, нужно позаботиться еще и о том, чтобы каждый посетитель смог найти все необходимое в магазине. К тому же, именно магазин приносит большой процент от общей прибыли АЗС. Если на литре топлива можно заработать в среднем 20-25%, то наценка на товары начинается с 30%. Так как же правильно заботиться о прибыли с товаров, сопутствующих “топливным продажам”?

Оптимизировать товарный запас – одна из самых распространенных проблем для любой торговой точки. Будь это небольшой магазин у дома или крупная торговая сеть. Есть несколько основных проблем, с которыми нужно бороться для того, чтобы не терять прибыль и лояльность клиентов.

Проблема №1. Заказы осуществляются интуитивно.

Менеджер заказывает только тот товар, который считает нужным, исходя только из своих соображений. Обычно им руководит мотив «перестраховаться», который не всегда приносит пользу. Это ведет к заказам выше реальной потребности, затем - к избыточным остаткам, и как следствие к замораживанию денежных средств.

Проблема №2. У вас отсутствует отчетность для анализа поставщиков и их надежности. Без анализа тяжело понять, как именно вам нужно контролировать процессы и как сделать их прозрачными. Все запасы должны подчиняться одинаковым правилам, не зависящим от человека, а без автоматизации это невозможно.

Проблема №3. У вас нет данных о правильной выкладке товара на полке. Дырки в полках даже визуально отталкивают клиентов. Не говоря уже о том, что это приводит к упущенным продажам.

Проблема №4. Вы до сих пор не нашли систему, которая позволяла бы оценивать размер и анализировать причины излишков (overstocks) и упущенных продаж (out- of-stocks).

При наличии всех этих проблем Ваш магазин не будет работать настолько эффективно, насколько это возможно. ТОП-менеджменту необходимо стремиться к автоматизации системы управления запасами, чтобы контролировать уровень товарных запасов. Программные решения могут быть абсолютно разными. Но есть ключевые критерии, на которые стоит обратить внимание при выборе инструмента автоматизации:

методология, на которой базируется система: ТОС, Lean и другие;
экспертиза и опыт на рынке;
комплексность программного продукта, возможности интеграции;
интерфейс системы и качество аналитики, другими словами удобство пользования и полнота отчетности;
команда профессионалов: обучение, поддержка и сопровождение.

На практике все выглядит намного понятнее. Своим кейсом поделилась компания «Авиас», которая имеет самую большую партнерскую сеть АЗК и АЗС в Украине. «Авиас» - это 1540 заправочных станций и комплексов, расположенных в городах, селах, поселках, на трассах. Для автоматизации запасов руководство выбрало систему АВМ Inventory.

Сеть “Авиас” поставили перед собой следующие цели:

централизировать систему управления запасами;
улучшить оборачиваемости запасов;
обеспечить прозрачности заказа;
внедрить механизм отправки заказов через EDI (электронный обмен данными), который ускоряет процесс оформления, отправки и обработки документов до 75%

Подобные проекты всегда осуществляются поэтапно. На примере сети “Авиас”, на первом этапе проведен анализ внутренних бизнес-процессов компании. Затем - организован обмен данными между учетной системой компании и системой по управлению запасами. Это, пожалуй, самый трудоемкий процесс. Руководство сети «Авиас» подтверждает: “Изначально упорядочив данные, мы запускаем корректную работу системы и избавляемся от хаоса в процессах раз и навсегда.”

На первоначальном этапе подключения системой управления запасами были рассчитаны буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения по каждому SKU). Через несколько циклов пополнения программа откорректировала буферы в соответствии с фактическим потреблением товара. Таким образом, сеть запустила алгоритм Динамического управления буферами.

Динамическое управление буфером

Также в системе существует параметр "Буфер безопасности", который отвечает за красоту полки и позволяет поддерживать запас, необходимый для продаж и для выкладки.

Руководство сети "Авиас" подчеркивает важность аналитики. Так, программа, которую использовали в «Авиас» - ABM Inventory включает мощный блок аналитики, позволяющий отслеживать процесс работы с заказами, оценивать работу с поставщиками, анализировать состояние запасов и управлять ассортиментом.

Внедренцы данной системы выделяют группу отчетов, которые крайне необходимы для управления запасами.

Точность отправленных заказов менеджером. Отчет позволяет увидеть точность отправленных заказов: разницу между количеством, предложенным к заказу системой, и отправленным количеством, причины таких изменений, в том числе в случае удаления всего заказа или отдельного товара из заказа. Данный отчет позволяет руководителю оценивать работу менеджеров по закупкам.

Точность выполнение заказов поставщиком. Можно в один клик посмотреть, какую долю поставщик занимает в закупках и продажах компании, динамику продаж, излишки и упущенные продажи, процент и сумму недопоставок, остатки и оборачиваемость.

После внедрения системы компания активно использует отчет в переговорах с поставщиками или принимает решение о прекращении сотрудничества и ищет альтернативного поставщика.

Еженедельная динамика запасов. При помощи этого отчета клиент отслеживает динамику изменения запасов или групп товаров в соотношении друг с другом по компании в целом или с применением других выборок (склад, регион, менеджер, поставщик и т.д.) по разным показателям: средние запасы, продажи, средние излишки, упущенные продажи, оборачиваемость.

ABC (D) анализ. Отчет позволяет эффективно управлять ассортиментом. Так заказчик ежемесячно отслеживает группу D по сумме продаж, количеству продаж и по марже, своевременно принимая решение о выводе позиций из ассортимента.

Преимуществом систем автоматизации является гибкость, что позволяет в режиме реального времени перестраивать отчеты согласно выбранным критериям. Таким образом, на системной основе менеджмент сможет анализировать состояние запасов, контролировать показатели и своевременно принимать управленческие решения.

Руководство сети “Авиас” делится, что позитивных показателей по сети можно добиться только с помощью продуманного алгоритма, постановки четких целей и определения конкретных задач. Подтверждают это результаты автоматизации управления запасами:

внедрение централизованной системы управления запасами
оптимизация штата - заказами всей сети занимается 2 человека
ускорение процесса оформления, отправки и обработки документов, благодаря EDI
улучшение оборачиваемости по сети на 31%
увеличение продаж до +23%

Магазины - это своего рода “all inclusive” на АЗС. Кроме того, они уже давно стали основным конкурентным преимуществом для сетей. Ведь при выборе заправки клиенты ориентируются не только на качество топлива, но и на предложение по сопутствующим товарам. А поскольку “предложение формирует спрос”, правильный подход к запасам принесет вам только выгоду.

Автор: Алла Кличко,

бизнес-консультант, Project Manager ABM Сloud