Как держать товарные запасы в норме
Циклическая инвентаризация, циклическая инвентаризация и еще раз циклическая инвентаризация. Формальная программа циклической инвентаризации товарных запасов поможет вам значительно снизить объемы недостач.
Как только осуществление этого метода войдет в привычку, вы, скорее всего, навсегда распрощаетесь с полной инвентаризацией.
Наверняка вас интересовал вопрос о том, как крупные предприятия розничной торговли содержат в порядке свои товарные запасы. Если вы относитесь к многочисленному классу малых ритейлеров, то для вас процесс полной инвентаризации — занятие долгое и неприятное. Как же компании гораздо большего масштаба справляются с этим?
Они проводят циклическую инвентаризацию. И еще раз проводят. И еще. Фактически, полная физическая инвентаризация никогда не стоит у них на повестке дня. Для бизнеса слишком дорого прекращать свою работу, пусть даже только на сутки. Вместо этого, крупные ритейлеры постоянно осуществляют циклическую инвентаризацию, регулярно что-либо подсчитывая.
Что же все-таки такое циклическая инвентаризация? Это процесс постоянного контроля над качеством хранения товаров на складе, осуществляемый с помощью проверки некоторой части всех запасов на ежедневной или ежемесячной основе.
Таким образом, каждая товарная единица подвергается пересчету как минимум несколько раз в году.
Постоянно проводимая циклическая инвентаризация дает множество преимуществ:
• Формальная процедура циклической инвентаризации позволяет значительно сократить уровень недостач. Потери товарных запасов — один из негативных факторов, способных оказать серьезное влияние на прибыльность и сократить денежный поток.
• Невозможно использовать все преимущества функционала информационных систем многих малых предприятий розничной торговли по учету новых поступлений без осуществления регулярного контроля имеющихся запасов. Как гласит известное правило, «мусор на входе — мусор на выходе» (при неверных входящих данных будут получены неверные результаты). Кроме того, многолетняя практика показала, что корректный учет запасов и новых поступлений прямо влечет за собой увеличение продаж.
• Ничто не наносит такого урона качеству обслуживания, как недоверие сотрудников к данным о наличии товаров, представленным в ИС. Если информация некорректна и заказываемые позиции не появляются тогда, когда это нужно, даже самым искушенным продавцам сложно соблюсти лицо перед покупателем. Именно по лучшим сотрудникам можно судить, насколько сильно расходятся данные в ведомостях с реальностью. Регулярное проведение циклической инвентаризации непосредственно влияет на качество обслуживания и позволяет соблюдать репутацию перед покупателями.
• Проверка состояния товаров на регулярной основе дает дополнительный уровень операционной эффективности. Если вы постоянно что-то подсчитываете, то запасы всегда будут упорядочены, витрины в магазине заполнены, новые поступления сразу же будут приходоваться, все товарные позиции — помечаться ярлыками, перемещения — производиться вовремя и в полном объеме. Когда вы осуществляете последовательную проверку каждый день, каждый сотрудник предприятия будет гораздо более внимательно относиться как к самой физической инвентаризации, так и к состоянию запасов.
• Непрерывный цикл инвентаризации сокращает время между проверками какого-либо отдельно взятого товара. В результате любые расхождения, выявленные в ходе проведения инвентаризации, будут относиться к текущему периоду. Это дает намного большие возможности по анализу причин таких недостач, позволяет устранить упущения в бизнес-процессах и исправить ошибки, вызванные человеческим фактором. Уровень списания запасов, рассчитываемый в процентном отношении от расходов на их приобретение, значительно снижается при регулярном проведении циклической инвентаризации.
Выскажем еще несколько соображений, касающихся внедрения программы циклической инвентаризации:
• Циклическая инвентаризация должна стать частью вашей ежедневной или еженедельной рутинной работы. Включите свет, откройте двери, подсчитайте наличность, приготовьте кофе и начинайте проверку. Если проводить инвентаризацию спорадически, результаты будут получены соответствующие. Единственный способ, с помощью которого можно добиться максимальной отдачи от циклической проверки — проводить ее постоянно (ежедневно или еженедельно).
• Установите расписание проведения инвентаризации. Мы предлагаем использовать 13-недельный цикл. В расписании должно быть установлено, что все категории товаров должны быть проверены хотя бы один раз за данный период, самые же ходовые и/или дорогие группы необходимо инвентаризовать два-три раза. Большинство программных продуктов позволяет проводить циклическую проверку по категориям или подкатегориям, поэтому создайте расписание ежедневного контроля над этими группами и неукоснительно следуйте ему.
• Успех проведения любой физической инвентаризации зависит от предварительных приготовлений. Они включают в себя расстановку и заполнение демонстрационных витрин, полок и вешалок, приведение в порядок зон с недостаточным и избыточным количеством товара. Все эти приготовления должны происходить за сутки до планируемой проверки или в ночь перед ней, чтобы в «день Х» не возникало вопросов о том, что уже подготовлено, а что нет.
• Как и при проведении полной инвентаризации, вам необходимо прекратить все торговые операции по категориям и подкатегориям товаров, которые будут подвергаться проверке. Все перемещения запасов необходимо завершить до начала циклической инвентаризации. Поступившие заказы и входящие партии должны быть зарегистрированы в информационной системе и перемещены в надлежащее место. Все завершенные операции по выдаче товаров необходимо зафиксировать и выписать по ним счета. Если какие-то сделки еще не завершены, то их учет нужно привести в соответствие с текущими данными до окончания инвентаризации группы и формирования отчета, что, конечно, усложняет процесс.
• Используя большинство программных продуктов, вы можете сделать «снимок» ваших запасов, когда начинаете циклическую инвентаризацию, а затем производить корректировку данных, чтобы сделать еще один снимок в конце проверки. Это означает, что проведение инвентаризации должно проходить как можно более быстро с момента ее начала. Учитывая это обстоятельство, мы предлагаем вам начать утро именно с проверки запасов.
• Циклическая инвентаризация товаров в торговом зале часто представляет собой большую проблему для малых предприятий розничной торговли. Не всегда удается завершить проверку до начала работы магазина. В таком случае, необходимо вести тщательный учет всех движений товарных позиций в составе анализируемой категории или подкатегории, произошедших после начала инвентаризации, однако это должно произойти до подведения общих итогов. В состав изменений могут включаться любые продажи, происходящие в течение дня, а также все перемещения товаров, инициированные покупателями во время процесса выбора. Вам будет необходимо добавить эти позиции в отчет.
• Начинайте с малого. Не пытайтесь сразу проверять самую большую или самую доходную группу товаров. Начните с чего-нибудь попроще, с меньшим движением, чтобы увидеть возможности вашей информационной системы и лучше понять сам процесс. Предлагаем вам в течение месяца проверять тщательно отобранные категории и подкатегории товаров, совершенствуя свой навык и развивая уверенность, а потом уже перейти к 13-недельному циклу.
Самое сложное при проведении циклической инвентаризации — это начать ее.
Однако как только вы начнете действовать, то все пойдет намного веселее! Что же касается отдачи, то состояние ваших запасов значительно улучшится, более того, как только вы интегрируете циклическую инвентаризацию в бизнес-процессы своей компании, вам никогда уже не придется осуществлять полную физическую проверку в стиле «закрываем двери и прекращаем всю деятельность». Вы только такое себе представьте!
Источник:Liveretail.ru