Передовой опыт внедрения электронных счетов-фактур
Обмен электронными счетами-фактурами, узаконенный приказом Министерства финансов РФ №50-н от 25 апреля 2011 года, стал возможен технологически. EDI-провайдер Exite (ООО «Систем Групп Рус») завершил разработку технологии, которая позволит автоматизировать обмен электронными счетами-фактурами и встроить его в учётную систему предприятия.
Первопроходцем в сфере использования ЭСФ (электронных счётов-фактур) стала российская компания X5 Retail Group. В ходе пилотного проекта, проведённого компанией Exite совместно с сетью X5 и её поставщиками, была разработана и успешно опробована технология обмена ЭСФ: несколько десятков поставщиков в течение 1 месяца успешно отправили более 500 электронных счетов-фактур в сеть X5.
«Это был первый на территории РФ случай, когда крипто-функции, обеспечивающие защиту электронных документов, были интегрированы в учётную систему (SAP R-3) предприятия, осуществляющего обмен ЭСФ. Фактически, никаких дополнительных знаний для работы с ЭСФ вам не потребуется, создание счёта-фактуры и нанесение цифровой подписи будет осуществляться из знакомой пользователю учётной системы и займёт 1-2 минуты» - отметил руководитель проекта по внедрению EDI в X5 Retail Group Андрей Мигаль.
В дополнение к использованию ЭСФ, в ближайшее время в X5 планируется внедрение технологии автоматизированного рабочего места бухгалтера, которое позволит автоматически осуществлять сверку заказа, акта приёмки и электронного счёта-фактуры, что существенно сократит объёмы рутинной работы по поиску и исправлению ошибок и несоответствий в документах.
«Разрабатывая программное решение для работников розничной торговли, мы старались сделать его максимально клиентоориентированным. Разбираться в технической документации и настройках – это наша задача, этим не должен заниматься бухгалтер или категорийный менеджер» - заявил Вадим Кокин, технический специалист Exite.
При разработке алгоритмов обмена ЭСФ инженеры Exite строго руководствовались приказами и нормами, устанавливающими порядок и требования к обмену электронными документами (приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/138, приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/36, приказ Министерства финансов №50-н), для чего были привлечены юридические специалисты, консультирующие компанию в вопросах соответствия номенклатуры технологии обмена законодательству РФ.
«Наша глобальная цель – вывести электронный документооборот на качественно-новый уровень, и следующим шагом станет электронизация первичных документарных отношений между партнёрами. Такие документы, как ценовой лист, приложение к договору, акт сверки и взаиморасчётов – это тонны бумаги и часы времени, которые можно сэкономить, переведя использование бумажных носителей в электронный формат» - прокомментировал Александр Смирнов, руководитель технических проектов Exite.
Развитие электронного документооборота, в частности разработка технологии обмена ЭСФ, позволят вывести бизнес-процессы на качественно новый уровень, в котором рутинная работа по обработке документов станет заботой автоматизированных систем, экономя время и силы рабочего персонала.
Справка:
X5 Retail Group - российская компания-ритейлер, владелец торговых сетей «Пятёрочка», «Перекрёсток», «Карусель», «Копейка». На 31 марта 2012 г. под управлением Компании находилось 3 139 магазинов с лидирующей позицией в Москве, Санкт-Петербурге и значительным присутствием в европейской части России. Сеть компании включает в себя 2 643 магазинов формата «мягкий» дискаунтер «Пятерочка», 337 супермаркетов «Перекресток», 77 гипермаркетов «Карусель», а также 82 магазина «у дома». Под управлением Компании также находилось 29 распределительных центров на территории России и 1392 грузовых автомобиля на территории РФ.
ООО «Систем Групп Рус» (ТМ «Exite») - сертифицированный российский EDI-провайдер, предоставляющий услуги электронного документооборота на территории СНГ с 2006 года. Клиентская база Exite - более чем 80 розничных сетей и 5000 поставщиков. Exite сотрудничает с сетью X5 Retail Group с 2007 года, в данный момент обеспечивая обмен 10 различными EDI-документами.