От бумаги к цифре: как правильно вести электронный документооборот?
В современном мире успех предприятия зачастую зависит от ее способности подстроиться под тенденции рынка. Одна из важнейших опций — это быстродействие. Партнеры уже не готовы долго ожидать ваших действий. Они хотят получать важные сведения оперативно. Электронный документооборот — это инструмент, без которого уже не обойтись в современном бизнесе. Поэтому важно понимать, как правильно и быстро внедрить его в работу компании.
Возможности электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) — инструмент, позволяющий значительно ускорить работу организации. Больше нет необходимости ожидать по 3 — 4 дня ответа от контролирующих органов или партнеров. Все коммуникации занимают не более пары минут.
Кроме того, ЭДО ускоряет взаимодействие с контролирующими органами. Также предотвращает вероятность допущения ошибок в отчетности. Например, в программе «Медок» предусмотрена функция заполнения отчета по шаблону. Соответственно, при ошибочном введении информации программа проинформирует про несоответствие.
Больше не нужно спешить в офис для отправки, заверения или создания документов. ЭДО позволяет управлять делами компании удаленно. Где бы вы не находились, вы всегда можете ознакомиться со статусом любого документа, внести необходимые изменения и отправить получателю. Использовать программу можно независимо от времени суток и дня недели.
Используя электронный документооборот, вы сможете:
- создавать документы в любое время за пару минут благодаря шаблонам;
- оставаться на связи с партнерами независимо от своего местонахождения;
- сохранять документы в безопасном месте и иметь к ним круглосуточный доступ;
- иметь уверенность в защищенности конфиденциальной информации, так как посмотреть документы без разрешения невозможно.
Как внедрить и использовать систему электронного документооборота?
Прежде всего, необходимо выбрать провайдера, который пользуется наибольшей популярностью в стране. Например, «Медок» использует большая часть предпринимателей Украины. Скачать и установить программу можно по ссылке: https://ukrzvit.ua/ru/. А это значит, что проблем с коммуникацией у вас не возникнет.
Справка! Все программы для электронного документооборота платные. Поэтому логично перед внедрением проанализировать соотношение стоимости и набора функций. Используя «Медок», вы получаете максимально возможный набор опций при невысокой стоимости.
Для начала работы с любой программой, ориентированной под электронный документооборот, потребуются:
- электронная цифровая подпись;
- приобретение лицензии на использование программного обеспечения;
- краткий курс для сотрудников по использованию программы.
Пошаговая инструкция внедрения и использования электронного документооборота
Программы для автоматизации работы компании имеют разные функционал, сложность и гибкость. Прежде всего необходимо выяснить у партнеров, какой именно платформой они пользуются. Большинство предпринимателей в Украине работают с программой «Медок». Это оптимальное решение для бизнеса, полностью адаптированное под работу в рамках отечественного и зарубежного законодательств.
Чтобы перевести фирму на электронный документооборот, потребуется:
- Подобрать программное обеспечение, оптимально соответствующее особенностям компании. Лучше выбирать продукт, оснащенный максимальным набором опций.
- Сообщить сотрудникам о переходе на новую систему. Обеспечить им доступ к обучающим материалам.
- Подготовить приказы о переходе на электронный документооборот и инструкции по работе с документами.
- Оформить электронные подписи для ответственных сотрудников.
- Сообщить партнерам о переходе на новую систему и прописать принципы работы с электронными документами.
- Заключить договор с провайдером. Обеспечить подключение программы на рабочие компьютеры.
- Внести основную информацию про организацию в программу и настроить шаблоны документов (чаще всего этим занимаются бухгалтеры и ответственные сотрудники).
- Прописать пути коммуникаций для внутреннего электронного документооборота.
Процедура внедрения ЭДО не занимает много времени. При этом ее преимущества можно заметить уже в первые дни работы.